Как успевать все, что важно? Топ-5 советов Антона Каспировича

Антон Каспирович про эффективный тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент, знают все. Но многие ли применяют его на практике? Мы решили предложить вам не просто умные советы. Это личные наработки человека, который научился успевать все, что ему важно.  

Антон Каспирович Наш эксперт — Антон Каспирович, руководитель консалтинговой компании «Бизнес-Конструктор».  

Каждый год объем информации в мире удваивается. Это катастрофа для людей, которые предпочитают контролировать все в своей жизни (т.е. для меня). Чтобы успевать за трендами, нужно бежать изо всех сил и ежедневно совершенствовать навыки.

Последние несколько лет темп моей жизни ежемесячно возрастает. Это задает четкие рамки: или ты успеваешь, или остаешься за бортом.

Сейчас у меня 14-часовой рабочий день, 25-30 встреч в неделю, 3-5 дней командировок в месяц. При этом строго соблюдаются правила «экологии» личной жизни: 7-часовой сон, 2-3 книги, 1-2 тренинга, 2-3 культурно-развлекательных мероприятия в месяц. А также обязательное время на спорт и общение с близкими людьми. Такой ритм позволяет брать от жизни максимум и отдавать сполна.

Могу сказать с уверенностью, что все кроется в голове и поддерживается за счет хорошей физической формы.

Чтобы что-то изменилось в жизни, нужно чтобы что-то изменилось в сознании. А для поддержания этих изменений принципиально важна хорошая физическая форма.

Можно выделить 5 групп факторов, которые в наибольшей степени могут повлиять на эффективность тайм-менеджмента.

1. Круги влияния и фокус на главном

Есть ситуации и задачи, на которые ты можешь влиять, а есть те, на которые ты повлиять не в состоянии. Поэтому не стоить тратить время и энергию, чтобы решить нерешаемое. Лучше отдать предпочтение первому типу задач.

Этот принцип хорошо дополняется положением, что в первую очередь стоит начинать день/проект с самых важных задач (подробнее об этом  — в книге Стивена Кови «Главное внимание главным вещам. Жить, любить, учиться и оставить наследие»). Все остальное можно либо отложить, либо делегировать. Это особо важно понимать руководителям любого звена.

Доля операционной работы не должна превышать 30% рабочего времени, все остальное можно и нужно делегировать, но обязательно правильно.

Развивая этот навык, не обошлось без личных «шишек». Ошибки были как в недостаточном делегировании, так и в преждевременном. Классическим инструментом на ранних этапах может быть матрица Эйзенхауэра.

Личный опыт: по итогам последней «инвентаризации» около 60% всех задач были делегированы на других членов моей команды.

2. Параллельные процессы

Одним из простых и эффективных инструментов оптимизации является запараллеливание функций.

Все, что можно делать параллельно, стоит делать параллельно.

Что можно совмещать? Например, рабочие совещания и проверку электронной почты. Или прослушивание онлайн-обучения и выполнение домашних заданий к нему. Передвижение по городу и срочные звонки / чтение книг / проверку документов (если в метро, например).

Для руководителя многое решает личный ассистент. При правильно построенном процессе он может увеличить производительность в 2 раза.

Читайте также:  Как быть счастливым на работе: 4 важных составляющих

Основные инструменты – календарь (например, google calendar) и любой другой способ фиксации важных «поинтов». Тут подойдут и обычные стикеры, и специализированные приложения.

Личный опыт: запараллеливание процессов является для меня ключевым инструментом. Это мой конек, если изволите. Очень рекомендую развивать этот навык.

3. Работа с календарем

Простые и применимые подходы к планированию времени изложены во многих книгах. Вот перечень самых базовых принципов.

• Первоочередными в календарь вносятся задачи, которые не могут смещаться.   Совещание, беседа с руководителем, обед с родителями и др. После них можно заполнять оставшееся время потоком текущих задач.

• Задачи стоит группировать в однородные блоки.  Офисные к офисным, клиентские к клиентским, скучные к скучным.

• Отличный инструмент, как сделать свой день успешным, — начать с «лягушки». Спасибо Глебу Архангельскому (книга «Тайм-драйв») за это прекрасное изобретение.

Личный опыт: вариантов планирования и ведения временного учета много. Самое важное — начать вести.

4. Состояние потока

Многие  знакомы с концепцией «потока» Михая Чиксентмихайи. Иначе его еще называют ресурсным состоянием. По сути, это идеальное состояние, при котором задачи решаются в максимально возможном на данном этапе темпе. Для каждого человека очень важно уметь распознавать такое состояние, входить и поддерживать его.

Инструментом могут выступить определенные «якоря». Это то, что переключает человека на другое состояние. Музыка, чашка кофе, поездка за рулем, спортивная тренировка… 

Личный опыт: для меня такими якорями являются несколько знаковых для меня песен, полная тишина, шум дождя и просто вставленные в уши наушники (без звука).

5. Принцип кислородной маски

Для продуктивной работы и поддержания баланса важен «принцип кислородной маски». По аналогии с масками в самолете, он диктует правило: «сначала обеспечь эффективный режим функционирования себе, а потом думай о других». Это в первую очередь касается руководителей. Особенно важны:

• стабильное эмоциональное состояние (руководитель не имеет права на плохое настроение);
• достаточный уровень энергии для ведения команды вперед;
высокий уровень концентрации на протяжении длительного времени для адекватного принятия важных решений.

Выбор инструментария по этому блоку особенно широк: от договоренности с самим собой до фитнес-трекера с регулярными напоминаниями.

Личный опыт: мне помог внутренний ультиматум «или ты успеваешь, или остаешься за бортом».

Все в голове!

Описанные выше факторы относятся к голове. Все действительно решается в ней. А  для поддержания решений нужна дисциплина и сила воли. Не каждый может этим похвастаться, но каждый может обеспечить заботу о себе. А именно: режим сна, питание, отдых, свежий воздух, регулярная смена активности. Эти истины давно всем известны, но их мало кто применяет. Однако именно они помогают найти баланс и правильно распределять свое время.

В работе над тайм-менеджментом, как и в любой задаче, самое важное — начать.

Для вдохновения порекомендую книгу Роберта Поузена «На пике возможностей». На меня она произвела наибольшее впечатление. Книга систематизировала и разложила по полочкам все то, что я ранее пытался с разным успехом применять.

Инструменты очень просты в осуществлении и использовании. Нужно только заняться ими. А тут уж точно дело в голове.

Читайте также в рубрике «Практикум»: «5 советов для начинающего руководителя»

Ещё 4 интересные статьи

Як вирішувати спірні ситуації на роботі: 5 шаблонів для email-листування

Як вирішувати спірні ситуації на роботі: 5 шаблонів для email-листування

ак найти работу мечты и совершить карьерный переход

Как найти работу мечты: 4 шага к карьерному переходу

Как выбрать профессию в сфере дополненной реальности?

Как все успевать? Конспект лекции Оксаны Стехиной с карьерной конференции ProForum.

Как все успевать, сохранять баланс и не сойти с ума?